1.0. AMAÇ
Atlas MYM’nin yürütmekte olduğu belgelendirme faaliyetlerine dair; ilgili kuruluş, kişi ve taraflardan gelebilecek şikayet ve/veya itirazların alınması, değerlendirilmesi, karara bağlanması ve cevaplanmasına yönelik izlenmesi gereken yolu ve esasları belirler.
2.0. KAPSAM
Personel belgelendirme faaliyetlerine ilişkin tüm tüzel veya gerçek şahıslardan gelen itiraz ve şikâyetleri kapsar.
3.0. SORUMLULUKLAR
Genel Müdür
Belgelendirme Müdürü
Kalite Yöneticisi
Şikayet ve İtiraz Komitesi
4.0. TANIMLAR
İtiraz: Başvuruda bulunan aday veya belgelendirilmiş bir kişinin, talep ettiği belgelendirme statusüne ilişkin Atlas MYM tarafından verilen herhangi bir kararın yeniden değerlendirilmesi talebi.
Şikâyet: İtirazdan farklı olarak bir kişi veya organizasyonun Atlas MYM’ye ATLAS MYM’nin faaliyetlerine ilişkin olarak, cevap verilmesi beklentisiyle memnuniyetsizliğini ifade etmesi.
Şikayet ve İtiraz Komitesi: İlgili şikayet ve itirazın değerlendirilmesi için oluşturulmuş, Yönetim Kurulu tarafından ataması yapılmış üyelerden oluşur.
5.0. UYGULAMA
5.1 Bu prosedür www.atlasmym.com.tr adresli web sitemizde yayınlanır.
5.2 Atlas MYM ile ilgili olabilecek her türlü şikayet ve/veya itiraz, Şikayet ve İtirazlar www.atlasmym.com.tr adresi üzerinden yazılıma bağlantılı olarak online olarak alınır. Yazılım üzerinden ID numarası verilerek kayıt altına alınır.
Şikayet ve/veya itiraz, bu şekilde yapılmamış ise(telefon, e-mail, sözlü bildirim vb) Kalite Yöneticisi tarafından yazılım üzerinden doldurulur ve yazılım üzerinden ID numarası verilerek kayıt altına alınması sağlanır.Şikayeti/İtirazı alan Atlas MYM, geçerli kılmak için gerekli olan bütün bilgilerin toplanmasından ve doğrulanmasından sorumludur.
5.3 Şikayet ve/veya itirazların incelenip sonuçlandırılmasının koordinasyonundan ve tüm kayıtların tutulmasıdan Kalite Yöneticisi sorumludur. İlgili Şikayet ve/veya itirazlar Kalite Yöneticisi tarafından katagorize edilir.Belgelendirme Faaliyetleri ile ilgili olup olmadığı teyit edilir.Yazılım üzerinden ilgili şikayet ve itirazlar numaralandırılır. Kalite Yöneticisi şikayet/itiraz konusunu çözümlemek üzere şikayet/itiraz ilgilendiren ilgili birim sorumlusu ile irtibata geçer.
5.4 Şikayete konu olan kişi ve kişiler şikayetlerin değerlendirilmesinde yer almazlar.
5.5 Şikayet ve/veya itirazın alındığı ilgili taraflara sözlü ve/veya telefonla ve/veya mail ile bildirilir.En geç 15 gün içerisinde değerlendirilir, gerekiyorsa Düzeltici ve/veya Önleyici Faaliyet başlatılır. Şikayet ve/veya itiraz durumu çözüme kavuşturulur.Faaliyet 15 gün içinde sonuçlandırılmadı ise durum ve faaliyetin sonuçlandırma süresi hakkında bilgilendirme şikayet ve/veya itiraz sahibine sözlü telefonla ve/veya mail ve/veya yazılım üzerinden SMS ile yapılır.
5.6 Faaliyete ilişkin sonuçlar, ilgili taraflarca yeterli bulunmuyorsa veya Kalite Yöneticisi tarafından çözümlenemeyecek bir durum söz konusu ise şikayet ve/veya itiraz konusu Genel Müdür tarafından Şikayet ve İtiraz Komitesi gündemine alınır. Yazılım üzerinden ilgili şikayet ve/veya itiraz, Şikayet ve İtiraz Komitesi üyelerine gönderilir, değerlendirmeleri alınır ve komite kararı çıkar. Şikayet ve İtiraz Komitesi 15 gün içinde görüş bildirmekle mükelleftir, nihai kararı Atlas MYM vermekle yükümlüdür. En geç 15 gün içerisinde alınan nihai karar şikayeti ve/veya itirazı yapana resmi yazı olarak kargo ile gönderilir. Değerlendirme sonucunda şikayet ve/veya itiraz sahibinin talebi olumlu bulunursa, ilgili kişi veya kişilerin haklarını koruyacak düzenlemeler yapılır ve gerekli durumlarda düzeltici ve önleyici faaliyet başlatılır.
5.7 Sınav sırasında oluşabilecek şikayet ve/veya itirazlar Değerlendirici tarafından Kalite Yöneticisine bilgi verilerek anlık çözüme kavuşturulur.Çözüldükten sonra değerlendirirci ve şikayet ve/veya itirazı yapan kişi www.atlasmym.com.tr adresi üzerinden yazılıma bağlantılı olarak online olarak şikayet ve/veya itirazlarını bildirir. Çözüme kavuşturulamayan şikayet ve/veya itirazlar yukarıda yazılan değerlendirme şartları uygulanmak üzere kayıt altına alınır
5.8 Sınav neticesinde alınan karar verici kararlarına ve testlerin sonuçlarına yapılan itirazlar ise sınav tarihinden sonra 30 gün içinde kabul edilir.Sınav tarihinden 30 gün sonra yapılan itirazlar kabul edilmez. Şikayet ve/veya itirazlar Atlas MYM’ye ulaştığında konusu, ilgili birim yöneticisi tarafından Kalite Yönetici’sine havale edilir.Kalite Yöneticisi, Belgelendirme Müdürü, Genel Müdür Değerlendiriciler, Karar vericiler şikayet ve/veya itirazı değerlendirip 15 gün içinde sonuca kavuşturamaz ise, İtiraz ve Şikayet Komitesine bildirirler.Şikayet ve İtiraz Komitesi 15 gün içinde görüş bildirmekle mükelleftir, nihai kararı Atlas MYM vermekle yükümlüdür.Alınan nihai karar şikayeti ve/veya itirazı yapana resmi yazı olarak kargo ile gönderilir.
5.9 Şikayet ve İtirazlar yazılım içerisinde ID numarası verilerek muhafaza edilir. ilgili Düzeltici Önleyici Faaliyetler kayıtları, Şikayet ve İtiraz Komitesi kararları muhafaza edilir.
5.6 Atlas MYM, Şikayet ve/veya itiraz eden tüm taraflara karşı yapıcı, vakitli,adil ve eşit şekilde davranır.
6.0. ILGİLİ DÖKÜMANLAR